Báo cáo biện pháp Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

Nội dung text: Báo cáo biện pháp Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

1. Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc UBND QUẬN HOÀN KIẾM TRƯỜNG MN ĐINH TIÊN HOÀNG UBND QUẬN HOÀN KIẾM TRƯỜNG MN ĐINH TIÊN HOÀNG SÁNGSÁNG KIẾNKIẾN KINHKINH NGHIỆMNGHIỆM MộtMột sốsố kỹkỹ năngnăng giaogiao tiếptiếp nhằmnhằm nângnâng caocao hiệuhiệu quảquả côngcông việcviệc Lĩnh vực: Khác Cấp học: Mầm non HọLĩnh và tên:vực: Lê Khác Thị Hồng Minh ChứcCấp vụ:học: Kế Mầm toán non ĐT:Họ 0912848098và tên: Lê Thị Hồng Minh Email:Chức lehongminh2203@gmail.comvụ: Kế toán ĐơnĐT: vị 0912848098 công tác: Trường MN Đinh Tiên Hoàng Email: lehongminh2203@gmail.comQuận Hoàn Kiếm - Hà Nội Đơn vị công tác: Trường MN Đinh Tiên Hoàng Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Hoàn Kiếm, tháng 4 năm 2018 Hoàn Kiếm, tháng 4 năm 2018 Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng 1
2. Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc 6. Bối cảnh Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. III/ GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65% Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7% Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38% 1. Đặc điểm của giao tiếp phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp cao Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa 2. Các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ Giọng nói Cơ sở vật chất * Giọng nói: Độ cao thấp Nhịp điệu (trôi chảy-nhát gừng) Cường độ (to-nhỏ) Tốc độ (nhanh-chậm) 3 Phối hợp giao tiếp ngôn ngữ - phi Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau, mà thường bổ sung cho nhau. * Làm thế nào để làm việc thành công với người khó tính Phải làm việc với những đồng nghiệp, đối tác hay cấp trên khó tính là điều mà không ai mong muốn. Nhưng cuộc sống và công việc không cho phép bạn chọn lựa, được làm việc trong môi trường hoàn hảo mà bạn ước mơ. Những gợi ý sau đây sẽ giúp bạn thích nghi để vẫn có thể duy trì được kết quả công việc với những người khó tính. Học cách lắng nghe: Những người khó tính thường có tâm lý thích trút những cơn bực tức của mình cho người khác và đôi khi là yêu cầu ở người khác quá cao so với khả năng của họ Biết kiềm chế cảm xúc bản thân: Nhiều người không thể làm việc với những người khó tính do để cảm xúc của mình bị cuốn trôi theo những cơn bực tức của đối phương. Bạn hãy đặt câu hỏi đơn giản, nều như bạn cho người khác một quả táo nhưng họ không nhận thì quả táo nằm trên tay ai? Và những Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng 3
3. Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc nhân. Chuẩn bị sẵn giấy, bút. Trước khi nói chuyện qua điện thoại, tôi luôn chuẩn bị giấy, bút để ghi lại những nội dung cần thiết qua trao đổi. Đừng làm việc khác khi nói chuyện qua điện thoại. Thử tưởng tượng bạn có hài lòng không khi người bạn đang nói chuyện nhai kẹo cao su nhóp nhép hay gõ lộc cộc trên bàn phím. "Học lắng nghe" có vẻ là câu chuyện thật buồn cười với nhiều người. Nhưng thực tế: có mắt không đồng nghĩa với nhìn thấy, có trí não không đồng nghĩa với biết nghĩ, có tai không đồng nghĩa với việc biết lắng nghe. Ngạn ngữ Nga cũng có câu "Con người mất 3 tuổi để học nói nhưng phải mất cả cuộc đời để học lắng nghe". Tập trung: Yếu tố đầu tiên để lắng nghe hiệu quả đối tác giao tiếp là tập trung. Tập trung có nghĩa là trong một thời điểm chỉ làm một việc. Tham dự: Người nói phải có người nghe, người gửi phải có người nhận. Hiểu: Nhiều cuộc giao tiếp diễn ra trong bối cảnh ông nói gà, bà nói vịt vì không hiểu được thông điệp của giao tiếp Ghi nhớ: Cái gì cũng chép cũng ghi, không biết thì hỏi tự ti làm gì là nguyên tắc cơ bản của giao tiếp. Để ghi nhớ thông điệp của quá trình giao tiếp bạn không thể nhớ hết tất cả những gì mà người nói truyền tải. Hồi đáp: Giao tiếp là một quá trình tương tác hai chiều giữa người gửi và người nhận. Sau khi nhận thông điệp, người nhận giải mã thông điệp bước tiếp theo cần có sự hồi đáp với người gửi. Có đi có lại mới toại lòng nhau, mới có thể hoàn chỉnh quá trình giao tiếp cũng như lắng nghe. Sơ đồ sau đây mô tả quá trình hồi đáp thông điệp trong giao tiếp: Phát triển: Giao tiếp không phải là một thời điểm là là một quá trình. Quá trình hối đáp là sự chấm dứt cho một chu trình giao tiếp và tìm hiểu thông điệp. Và cuối cùng tôi muốn gửi đến các bạn một thông điệp. Người biết lắng nghe nhất là người hạnh phúc nhất. Quy trình 10 bước về kỹ năng nói 1- Trau dồi đức tự tin : đó là rèn luyện để khi đứng trước công chúng không bị mất tinh thần. 2- Tâm đắc với chủ đề đã lựa chọn: Một chủ đề được gọi là tâm đắc thường thỏa mãn 4 chữ ''Đ'' sau đây: + Đâu: Vấn đề đó xuất hiện ở đâu? Có phải là vấn đề mà người nghe đang quan tâm, đang cần nghe hay không? + Đúng: Vấn đề đó có đúng không, có căn cứ khách quan không + Đáng: Vấn đề đó có đáng nêu ra trước công chúng không? + Đủ: Vấn đề đó đã hội đủ các điều kiện chưa, cần nên nói vừa đủ, không thừa, không thiếu. 3- Tiếp cận để tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng, nắm bắt được nhu cầu, tâm lý của đối tượng: Đây là vấn đề hết sức quan trọng, bởi có hiểu được đối tượng đang cần gì, thiếu gì, cần nghe vấn đề nào, vấn đề nào không thích nghe thì chúng ta sẽ Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng 5
4. Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc Phong cách nói là tổng thể các tư thế, tác phong, cách ăn mặc, giọng nói, ánh mắt, vẻ mặt, nụ cười, góc nhìn của người nói. 9- Tìm ra những thủ pháp cần thiết khi trình bày vấn đề: Thủ pháp hay còn gọi là nghệ thuật nói là vô cùng quan trọng. Cùng một nội dung và thời lượng như nhau, có người nói ''Cua trong lỗ cũng phải bò ra'' nhưng cũng có người thì nói ''Buồn như chấu cắn''. 10- Tránh các vấn đề sau đây: Văn cảnh không phù hợp, văn hoa sáo rỗng; cử chỉ, thái độ không khiêm tốn; nặng về lý luận mà người nghe khó hiểu; hành văn trịch thượng, coi thường người nghe; nói dài dòng, lê thê mà ít ý; trùng lặp với nhiều người khác; hài hước một cách quá mức cần thiết; kính thưa quá nhiều đích danh; diễn đạt đều đều một lèo; không nhìn người nghe. Việc giải đáp các câu hỏi của người nghe: cần bình tĩnh và chu đáo thể hiện trong lắng nghe và giải đáp đầy đủ các ý kiến của người nghe; thái độ khiêm tốn và lịch thiệp; nêu được bản chất vấn đề Tâm đắc với đề tài phù hợp đã lựa chọn, tôn trọng người nghe và trên cơ sở nắm vững nội dung cần nói; nhu cầu, tâm lý trẻ trung ham hiểu biết, nhạy cảm, của từng đối tượng TN để lựa chọn phương pháp truyền đạt phù hợp, đó là tiền đề của thành công. Câu chuyện có thể quan trọng với bạn nhưng lại chẳng có giá trị gì với người khác. Đừng nghĩ cả thế giới này phải quan tâm đến mọi tâm tư của bạn, đặc biệt là những người bận rộn như thủ trưởng. Đừng biến mọi lời góp ý, chỉ bảo đầy tính xây dựng của sếp và đồng nghiệp thành những lời chỉ trích, dạy đời. Cho dù bạn là “kẻ biết tuốt” thì bạn vẫn có khối điều phải học hỏi người khác. Đừng hợm hĩnh và bảo thủ trong công việc.“Tôi không hiểu, tôi không biết” . Rất có thể đó đúng là không phải nhiệm vụ của bạn. Nhưng nếu lúc nào bạn cũng chỉ làm đúng công việc hàng ngày của mình, bạn sẽ lấy đâu ra cơ hội thăng tiến? Câu nói này không chỉ là một lời từ chối mà còn là một sự chối bỏ trách nhiệm * Biện pháp nâng cao khả năng giao tiếp Nghiên cứu của các chuyên gia quốc tế cho thấy, nhà quản lý thường mất 50-80% quỹ thời gian của mình cho các cuộc giao tiếp theo cách này hay cách khác. Điều đó không có gì đáng ngạc nhiên, bởi giao tiếp có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với mọi hoạt động của cơ quan. Để giao tiếp trong môi trường cơ quan đạt hiệu quả, đòi hỏi phải hội đủ 3 yếu tố. Trước hết, tất cả mọi người tham gia đều phải có những kỹ năng phù hợp và biết cách giao tiếp tốt. Là một nhân viên kế toán trong trường Mầm non tôi đã cố gắng nâng cao khả năng giao tiếp với phụ huynh và các cơ quan ban ngành có liên quan Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng 7
5. Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc đầu năm nay, nhà trường áp dụng giờ làm việc bắt đầu từ 7h00 đến 17h30. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao" bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn chủ động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ có bị tắc đường thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ. Lắng nghe rồi mới đánh giá Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe. Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn. Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó tới các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng 9